Publié par Alors que le Festival a débuté, l’équipe de Production, conduite par Pauline Reiffers, fonctionne désormais à plein régime, car tout doit être prêt à temps. Elle comprend désormais une dizaine de personnes avec deux assistantes et la Régie (son, lumière, etc. …), plus la centaine de bénévoles en cours de recrutement par Charlie et Noa. C’est aussi le moment où tous les prestataires, comme les invités, sont recontactés.
La production est une organisation digne de l’horlogerie de précision, car la Cour Mably n’est disponible qu’à partir du 13 Octobre et doit être prête à fonctionner le 17 au soir. De même, le démontage sera réalisé en trois jours. Son travail consiste à prévoir l’imprévu pour l’éviter, chacun dans son corps de métier et à mettre en œuvre de l’ensemble. C’est comme un orchestre, où chacun suit sa partition et où tout le monde oeuvre ensemble pour la réalisation commune. Cela concerne la coordination des prestataires, des bénévoles, les liens avec la mairie (mobilier, pré-nettoyage, affichage, ….), les panneaux Decaux, la régie, la plomberie, l’électricité, et avec des mécènes ou sponsors qui attribuent du matériel électrique ou des équipements pour le son et la lumière … Certains prestataires sont d’ailleurs des fidèles. Comme l’indique Gaëtan Fortin, responsable et comité de sélection « C’est comme un travail de comptable. Tout le travail fait avant devient réalité ». Mais bien sûr, l’imprévisible peut toujours se produire. Gaëtan poursuit, « normalement, le 17 au soir, je suis tranquille. Tout est testé et en ordre de marche. Sauf qu’il y a toujours quelque chose qui ne se passe pas comme prévu ». Emma Piquart, assistante médiation, illustre par un exemple : « C’est comme la fois où les ballons en grappe de raisins se sont tous dégonflés. L’essentiel est d’être réactif, sans paniquer ».
Le village de la cour Mably au cœur du Festival
Son installation est cruciale. C’est le lieu idéal pour l’image et la communication du festival, avec son architecture magnifique, ses salons, ses décorations et dorures. Ainsi, Mably et la salle capitulaire vont voir cette année, la diffusion quotidienne de la série « POLAR PARK », des concerts, tout en continuant à servir au FIFIB-PRO, aux réceptions et aux nuits du FIFIB si courues. Sarah insiste « sur le fait qu’ils aimeraient animer davantage le Village, avec des ateliers, des stands et le rendre accessible à tous ».
Il s’agit aussi de faire vivre ce village, où se concentrent des activités essentielles : les contacts entre professionnels avec lesquels Johanna Caraire et Pauline Reiffers sont en lien constant [Producteur(trice)s. Réalisateur(trice)s. Acteur(trice)s, Agents et Distributeur(trice)s, jurys, les rencontres entre ceux-ci avec la Presse et avec le public… C’est pourquoi la réussite de l’installation et du fonctionnement du village impacte fortement celle du festival. Comme le souligne Elina Rohart, chargée de Production « On mesure, on recalcule pour installer la Cour Mably, on inventorie le mobilier, on fait l’inventaire des stocks, pour que tout soit au top le jour J ».
Accueil V.I.P.
Un aspect primordial de la vie de ce lieu caractéristique réside dans l’accueil des invités et VIP qui honorent cette manifestation de leur présence, dont Sarah Daguerre est la responsable. Seule au départ, elle est maintenant assistée par Kenza Haddad et Kira Antonova. L’une des missions principales de cette équipe, intitulée VHR, concerne les Voyages, l’Hébergement et la Restauration. Afin de tout coordonner depuis les arrivées des VIP, la réservation des hébergements, la restauration et les éventuelles restrictions alimentaires, leurs présences et leurs interventions lors des projections des films, jusqu’aux départs, des questionnaires et contacts sont établis en amont (lieu de provenance, date d’arrivée, durée du séjour…). Deux repas ont lieu au village. Les autres au restaurant. Trouver les établissements partenaires, comme la réservation pour les repas dont s’occupe Kenza « n’est pas si simple, car il faut que ça rentre dans le budget », selon celle-ci.
Il faut ensuite tenir compte du statut de la personnalité : Un Jury pourra être présent du second jour à la fin, tandis que d’autres invité(e)s resteront deux nuitées (leur film est présenté deux fois), d’autres ne viennent que pour la projection de leur film. En termes d’intendance logistique, cela se traduit par les billets de transports (train pour l’écologie, avion pour l’international), choix des hôtels, selon les personnalités invitées.
Toute cette logistique est rendue possible par l’établissements de plannings rigoureux et détaillés. « Il y a des plannings pour tout et tout le monde », confie Sarah. » Planning des arrivées et départs. Rooming list pour savoir qui est où et quand (lieux d’hébergements et chambres). Liste pour les taxis pour accompagner ou raccompagner les invités. Plannings précis pour les invité(e)s et V.I.P et les membres des Jurys (particulièrement soignés, ils disposent d’une « nounou bénévole », qui leur est attachée pour les renseigner, les guider en cas de besoin), afin qu’ils sachent à tout moment où ils sont attendus (Horaires et lieux des projections, des séances photos, de maquillage, de massage, des sessions de Jury, des contacts avec la Presse, avec le public, hébergement, déjeuners et dîners, transports). Et, bien entendu, des feuilles de route de synthèse sont établies pour l’équipe organisatrice du FIFIB. Selon Kenza « Chaque planning est hyper minutieux, afin que chacun soit au bon endroit au bon moment ».
Les caprices de stars : Légende ou réalité ?
Le FIFIB est un festival populaire, assez peu atteint par la « peopolisation ». La part belle est faite à l’accueil et au suivi des V.I.P, à leurs désideratas. L’équipe prend à cœur de composer avec le caractère de chacun, avec les situations, même s’il faut parfois faire le dos rond. Il s’agit des invités et il y va de l’image du Festival. De ce fait, il y a davantage des demandes particulières liées aux caractères, que de « caprices de stars ». Il y a aussi les imprévus. Sarah se souvient : « Une fois, un taxi est venu avec une voiture pour transporter toute l’équipe d’un film et elle a été obligée de conduire un van pour la première fois pour la véhiculer. Une autre fois, il a fallu aller chercher puis ramener en voiture une artiste parisienne, injoignable par téléphone, refusant de prendre l’avion et le train par peur. Il peut aussi s’agir d’une personnalité qui change d’avis et ne veut plus donner une interview. Cela peut concerner aussi le standing de l’hôtel, avec des artistes qui souhaitent loger au Grand Hôtel ».
En la matière, on peut noter qu’un appel à hébergement bénévole chez des particuliers a lieu pour les gens de l’équipe ou certains invités. Kira qui s’en charge précise que « chaque lieu est visité pour voir s’il correspond en termes de localisation, de nombre de lits, de confort, de propreté et d’hygiène. Une dizaine de réponses est validée actuellement ».
Une fois encore, un public nombreux et cinéphile répondra avec confiance et honorera de sa présence la programmation toujours exceptionnelle de ce festival, qui a pour fil rouge l’indépendance et constitue toujours davantage un moment emblématique de la vie culturelle de Bordeaux et de sa Région.
Bertrand BARRIEU. Dominique BELUD. Patrick QUILLERE.
EN SAVOIR +.
FIFIB. https://www.fifib.com/
TEASER :https://www.fifib.com/storage/wsm_medias/o_1haup7e957ggjb2af110u83c38.mp4
PROGRAMME.https://www.fifib.com/storage/wsm_medias/
BILLETERIE. https://www.fifib.com/fr/billetterie